Persondatapolitik og cookies

Her følger snart en tekst om vores persondatapolitik samt cookies

1. Dataansvarlig

Hotel Ærø er dataansvarlig.

Hotel Ærøs kontaktoplysninger er:

  • Post@hotel-aeroe.dk
  • 62 21 07 60

Hotel Ærø udfører al håndtering af personlige data i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Hotel Ærø leverer en lang række serviceydelser. For hver enkelt serviceydelse gælder der særskilte vilkår og betingelser.

Når du ved bestilling af en eller flere af disse serviceydelser afgiver dine personoplysninger til Hotel Ærø, giver du samtidig dit samtykke til, at dine personoplysninger kan behandles af Hotel Ærø.

2. Hvordan indsamler Hotel Ærø personoplysninger?

Hotel Ærø indsamler personoplysninger således:

  • Når du vælger at købe og/eller anmode om en af Hotel Ærøs serviceydelser.
  • Fra personer, der handler på dine vegne.
  • På B2B-marked. For eksempel i en salgssituation, hvor der anmodes om tilbud på en af Hotel Ærøs serviceydelser og/eller anmodes om en samarbejdsaftale.
  • Via browser-cookies og web-beacons.
  • I forbindelse med brug af Hotel Ærøs digitale ydelser.
  • Når du abonnerer på nyhedsbreve fra Hotel Ærø.
  • Fra sociale medier, reklame- og analyseudbydere samt offentlige registre.

Indsamling af personoplysninger samt behandling af disse vil til enhver tid ske i henhold til loven.

3. Hvilke informationer indsamler Hotel Ærø?

Hotel Ærø indsamler følgende personoplysninger:

  • Navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, fødselsdato samt andre almene personoplysninger.
  • Kreditkortoplysninger – eventuelt som garanti for din reservation.
  • Demografiske oplysninger.
  • Købshistorik og andre digitale serviceydelser.
  • Feedback via vores kundeundersøgelser.
  • Feedback på sociale medier og andre digitale platforme.
  • Browserinformationer.

Du kan efter eget ønske vælge at give Hotel Ærø personoplysninger ud over de almene personoplysninger, som du vurderer kan have betydning enten af sikkerhedsmæssige hensyn og/eller for at give Hotel Ærøs mulighed for skræddersy serviceydelsen specielt til dig.

Det kan fx være oplysninger om:

  • Handicap
  • Allergi
  • Særlige fødevarepræferencer
  • Medicinsk tilstand

4. Køb med kreditkort

Hotel Ærø anvender Nets og Teller i forbindelse med dine køb af varer og betaling med kreditkort. Alle er godkendt og certificeret af Teller.

Ud over gennemførelsen af selve bestillingen bliver de opgivne oplysninger kun anvendt, hvis du fx henvender dig med spørgsmål, eller hvis der er fejl i bestillingen.

5. Hvad er formålet med indsamlingen?

Hotel Ærø indsamler udelukkende personoplysninger, som er nødvendige for det formål, der beskrives i de særskilte vilkår og betingelser for den pågældende serviceydelse samt i nærværende persondatapolitik.

Det er den enkelte serviceydelse, der afgør både, hvilke personoplysninger Hotel Ærø indsamler og formålet med indsamlingen.

Hotel Ærøs formål med indsamling af personoplysninger kan være et eller flere af følgende:

  • Behandling af dine reservationer og køb af Hotel Ærøs serviceydelser.
  • Kontakt til dig før, under eller efter dit ophold.
  • Opfyldelse af din anmodning om serviceydelser.
  • Forbedring og udvikling af Hotel Ærøs serviceydelser.
  • Tilpasning af Hotel Ærøs kommunikation og markedsføring over for dig.
  • Analyse af din brugeradfærd og re-marketing.
  • Tilpasning af samarbejdspartneres kommunikation og markedsføring til dig.
  • Administration af din relation til Hotel Ærø.
  • Opfyldelse af lovkrav.

6. Det juridiske grundlag for behandlingen

Herunder redegøres for de juridiske grundlag, hvorpå Hotel Ærø baserer behandlingen af dine personoplysninger.

Hotel Ærø kan eksempelvis behandle dine personoplysninger, fordi det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt, som du er part i. Det kan for eksempel være i forbindelse med hotelophold, mødeafvikling og/eller samarbejdsaftaler.

Ligeledes kan Hotel Ærø behandle dine personoplysninger for at kunne gennemføre visse handlinger og/eller forberedelser på din anmodning forud for indgåelse af en kontrakt.

Behandlingen kan også finde sted for, at Hotel Ærø kan forfølge en legitim interesse, medmindre din interesse går forud for dette.

Af legitime interesser, som Hotel Ærø forfølger, kan blandt andet nævnes statistik, kundeundersøgelser, interessebaseret markedsføring og analyse af generel brugeradfærd med blandt andet det formål at forbedre dine fordele, din oplevelse samt kvaliteten af Hotel Ærøs serviceydelser.

Oplyser du Hotel Ærø om særlige præferencer og hensyn såsom helbredsmæssige oplysninger, handicap, religiøs overbevisning eller lignende, bruger Hotel Ærø oplysningerne til at tilpasse den pågældende serviceydelse efter dine anvisninger samt dit ophold hos Hotel Ærø generelt.

I nogle tilfælde vil Hotel Ærø modtage personoplysninger fra tredjepart eksempelvis i forbindelse med en gruppereservation og/eller en individuel overnatning foretaget af tredjepart – eksempelvis af en assistent eller lignende.

I disse tilfælde er den ansvarlige for gruppen og/eller reservationen pålagt at informere de involverede gæster om Hotel Ærøs vilkår og betingelser samt nærværende persondatapolitik.

Behandling af dine personoplysninger er yderligere pålagt Hotel Ærø ved lov. Det er fx tilfældet i forbindelse med gæsteregistrering ved check-in, hvor det i lovgivningen fremgår, hvilke personoplysninger Hotel Ærø er pålagt at registrere.

7. Dine rettigheder

I henhold til persondataforordningen har du en række rettigheder.

Rettighederne er som følger:

  • Du har ret til at få indsigt i, hvilke personoplysninger Hotel Ærø behandler om dig.
  • Du har ret til at få berigtiget og ajourført de personoplysninger, Hotel Ærø har registreret om dig.
  • Du har ret til at få slettet de personoplysninger, Hotel Ærø har registreret om dig. Ønsker du at få slettet dine personoplysninger, sletter Hotel Ærø alle oplysninger, som Hotel Ærø ikke efter lovgivning er pålagt at skulle gemme.
  • Er behandlingen af personoplysninger baseret på et samtykke fra dig, har du ret til at trække samtykket tilbage, hvilket betyder, at behandling herefter ophører, medmindre Hotel Ærø efter lovgivning er pålagt at skulle behandle personoplysningerne.

Adgangen kan dog være begrænset af hensyn til andre personers privatlivsbeskyttelse, til forretningshemmeligheder og immaterielle rettigheder.

Du kan ved skriftlig anmodning til Hotel Ærø enten modtage en udskrift af dine personoplysninger, få ajourført dine personoplysninger, gøre indsigelser eller anmode om at få slettet dine personoplysninger.

Anmodningen skal underskrives af dig og indeholde dit navn, adresse, telefonnummer, e- mailadresse.

Du kan også kontakte Hotel Ærø, hvis du mener, at dine persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller andre retlige forpligtelser.

Anmodningen fremsendes til:

Hotel Ærø vil inden for 1 måned efter modtagelsen af din anmodning om udskrift fremsende denne til dig.

Ved anmodninger om rettelser og/eller sletning af dine personoplysninger undersøger Hotel Ærø, om betingelserne er opfyldt og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Hotel Ærø kan afvise anmodninger, der enten er urimeligt gentagende, kræver uforholdsmæssig teknisk indgriben (fx at udvikle et nyt system eller ændre en eksisterende praksis væsentligt), påvirker beskyttelsen af andres personlige oplysninger, eller i situationer, hvor den ønskede handling må anses for værende yderst kompliceret (fx anmodninger om oplysninger, der udelukkende findes som sikkerhedskopier).

8. Hvis du ansøger om en stilling hos Hotel Ærø

Når du søger en stilling hos Hotel Ærø, behandles de oplysninger, som du har givet Hotel Ærø i forbindelse med din ansøgning.

Det vil typisk dreje sig om almene personoplysninger såsom navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse, oplysninger om uddannelsesmæssig baggrund samt oplysninger om nuværende og tidligere beskæftigelse.

Hotel Ærø bruger oplysningerne til at vurdere, om Hotel Ærø ønsker at tilbyde dig ansættelse, samt til at kommunikere med dig i forbindelse med rekrutteringsprocessen.

Hvis du bliver ansat hos Hotel Ærø, gemmes dine oplysninger i overensstemmelse med Hotel Ærøs persondatapolitik for medarbejdere, som du finder i Hotel Ærøs personalehåndbog.

Ansøgninger fra kandidater, der ikke ansættes, opbevares som hovedregel i 6 måneder, efter afslaget er givet.

Hotel Ærø kan i visse tilfælde også videregive dine personoplysninger, hvis det er påkrævet ifølge loven, en domstolsafgørelse eller gældende lovgivning.

Hvis du ønsker adgang til de oplysninger, som Hotel Ærø behandler om dig, enten i forbindelse med opdatering af dine oplysninger, eller fordi du ønsker, at Hotel Ærø sletter dine oplysninger, kan du rette henvendelse HR-funktionen på Hotel Ærø.

Du kan til enhver tid gøre indsigelse mod, at oplysninger om dig gøres til genstand for yderligere behandling.

9. Opbevaringssikkerhed og deling af dine personoplysninger

Hotel Ærø beskytter dine personoplysninger og har vedtaget interne regler om informationssikkerhed, som indeholder instrukser og foranstaltninger, der beskytter dine personoplysninger mod uautoriseret offentliggørelse og mod, at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.

Hotel Ærø har fastlagte procedurer for tildeling af adgangsrettigheder til de af vores medarbejdere, der behandler følsomme persondata og data, der afdækker oplysninger om personlige interesser og vaner. Hotel Ærø kontrollerer deres faktiske adgang gennem logning og tilsyn.

For at undgå datatab tager Hotel Ærø løbende backup af sit datasæt.

I tilfælde af et sikkerhedsbrud, der resulterer i en høj risiko for dig for diskrimination, ID-tyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden væsentlig ulempe, vil Hotel Ærø underrette dig om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt.

Hotel Ærø sikkerhedsprocedurer bliver løbende revideret på baggrund af den nyeste teknologiske udvikling.

Ud over Hotel Ærøs interne systemer benytter Hotel Ærø sig af eksterne leverandører af IT-services, IT-systemer, betalingsløsninger etc.

Hotel Ærø har indgået databehandleraftaler med alle de pågældende leverandører i henhold til de nye EU-regler for behandling af personoplysninger (GDPR). Herved sikres et højt niveau for beskyttelse af dine personoplysninger.

For at kunne yde det højeste niveau af service deler Hotel Ærø udvalgte personoplysninger blandt andet på din opfordring med eksterne leverandører såsom restauranter, hoteller, etc.

Hvor det er nødvendigt, deler og videregiver Hotel Ærø endvidere dine personoplysninger internt i Hotel Ærø. Formålet med delingen er at kunne yde den mest optimale service til dig, uanset hvilken afdeling på Hotel Ærø du henvender dig til.

Hotel Ærø kan i visse tilfælde også være forpligtet til at videregive personoplysninger i henhold til lovgivning eller efter afgørelse fra en offentlig myndighed.

Hotel Ærø sletter dine personoplysninger, når Hotel Ærø efter lovgivning ikke længere er pålagt at skulle gemme oplysningerne, eller når der ikke længere er et formål med behandlingen.

Jf. regler i henholdsvis Udlændingebekendtgørelsen og Pasbekendtgørelsen registrerer Hotel Ærø forskellige oplysninger om gæsterne. For udenlandske gæsters vedkommende skal disse oplysninger gemmes i minimum 1 og maksimum 2 år, mens de for danske gæster skal gemmes i 1 år. Ovenstående er alene med det formål at kunne stille oplysningerne til rådighed for Politiet.

Hotel Ærø kan legitimt anvende en gæsts e-mailadresse til brug for markedsføring af egne tilsvarende ydelser som den, gæsten har købt, fx en overnatning. Dette forudsætter dog, at reglerne herom i Markedsføringslovens § 10 er overholdt. Det vil bl.a. sige, at gæsten skal informeres om, at fx en e-mailadresse kan blive anvendt til markedsføring, og gæsten skal efterfølgende have mulighed for at frabede sig dette. Desuden kan gæsten let og enkelt efterfølgende framelde sig denne markedsføring.

Udsendelse af nyhedsbreve forudsætter gæstens samtykke.

Hotel Ærø må gemme gæsteoplysninger i længere tid end ovenfor anført, hvis de alene anvendes til statistiske formål. Oplysningerne skal i så fald anonymiseres.

Hotel Ærø må gemme personoplysninger over længere tid på betingelse af, at opbevaringen tjener et legitimt formål. Det kan fx være legitimt i en periode at gemme oplysninger om jobansøgere, som ikke fik det opslåede job, fx for at kunne imødegå eventuelle indsigelser om diskrimination. Hotel Ærø kan også bede om samtykke til at gemme oplysningerne med henblik på at kontakte den pågældende i forbindelse med et fremtidigt jobopslag.

Når en medarbejder er fratrådt, kan det være legitimt at gemme personalemappen i en længere periode for at kunne imødegå eventuelle efterfølgende krav om efterbetalinger fra fratrådte medarbejdere. Efterbehandlingssager er undergivet en 5-årig forældelse, og krav kan således rejses 5 år tilbage.

Hvis Hotel Ærø gemmer personaleoplysninger i en længere periode, gemmes kun oplysninger, som Hotel Ærø kan få brug for. Øvrige oplysninger slettes.

10. Cookies

Hotel Ærø og personoplysninger (privacy policy)

Hotel Ærø indsamler information om alle besøg på Hotel Ærøs hjemmesider. Samtidig opfordrer vi flere steder brugerne til aktivt at afgive information. Indsamling af information på www.hotelaeroe.dk

Herunder kan du læse, hvorfor vi indsamler information, og hvad vi bruger den til.

 

Hvilke oplysninger indsamler vi? 

Hotel Ærøs hjemmeside indsamler oplysninger om brugerne og deres besøg på to måder:

– Ved brug af såkaldte cookies.

– Ved at brugeren selv afgiver oplysninger.

Hvorfor bruger vi cookies? 

Hvert eneste besøg på Hotel Ærøs hjemmeside registreres ved hjælp af cookies. Hver gang, du – eller mere præcist – din computer besøger Hotel Ærøs hjemmeside, fortæller cookien os om dit besøg.

Cookien fortæller os blandt andet, hvor lang tid du besøger hjemmesiden, hvilke sektioner og hvor mange artikler der bliver læst, om din computer har besøgt os før, hvilken browser og styresystem du bruger etc.

Informationen er anonym og opsamles sammen med informationerne fra alle de andre brugere således, at vi får en statistisk oversigt over brugen af Hotel Ærøs hjemmeside.

Samtidig sikrer cookies, at du ikke ser de samme annoncer igen og igen, ligesom at alle klik på annoncer registreres.

Derudover bruger vi statistikken i det redaktionelle arbejde med at videreudvikle Hotel Ærøs hjemmeside.

Hvad er en cookie? 

Når du besøger Hotel Ærøs hjemmeside, modtager din computer automatisk en eller flere cookies, som overføres fra Hotel Ærøs hjemmeside til din internetbrowser. Herefter registrerer Hotel Ærøs hjemmeside dit besøg og din anvendelse af hjemmesiden.

En cookie er en lille tekstfil. Den indeholder ingen personlige oplysninger, og informationerne, vi modtager, er derfor anonyme.

De fleste internetbrowsere giver dig mulighed for at slette cookies, blokere for dem eller advare dig og bede om din accept, før der gemmes en cookie.

Alt efter, hvilken browser du anvender, kan du i dens indstillinger og hjælpefunktioner få information om, hvordan du sætter din browser op til at behandle cookies.

 

Personlige oplysninger 

Ud over cookies kræver flere af Hotel Ærøs tjenester, at du udleverer personlige oplysninger.

Generelt beder vi kun om personlige oplysninger, når du fx tilmelder dig vores nyhedsbreve, eller hvis du booker et hotelophold via Hotel Ærøs hjemmeside.

 

Køb med kreditkort 

I Virksomhedens bookingsystem og gavekortbestilling anvendes Nets, Teller i forbindelse med brugernes køb af varer og betaling med kreditkort. Såvel DIBS som Hotel Ærøs systemer er godkendt og certificeret af Teller.dk.

11. Kontakt

Hvis du har spørgsmål, kommentarer eller klager til Hotel Ærøss behandling af personoplysninger, kan du henvende dig skriftligt til:

Post@hotel-aeroe.dk

Medfører dette ikke en afklaring, kan en eventuel klage herefter rettes til Datatilsynet, Borgergade 28. 5. sal, 1300 København K, telefon 3319 3200, e-mail dt@datatilsynet.dk.

Eventuelle ændringer af persondatapolitikken meddeles ved offentliggørelse af nye vilkår og betingelser på Hotel Ærøs hjemmeside.

Personal data policy

One of Hotel Ærøs a-s’ overall goals is to maintain the highest level of security for our guests, clients and staff. This also applies to the protection of personal data.

With this policy Hotel Ærø a-s aims to provide a clear overall picture of how Hotel Ærø a-s handles your personal data.

  1. Data Controller

Hotel Ærø runs conference and hotel in Svendborg.

Hotel Ærøs contact information is:

Hotel Ærø
Brogade 1-3
DK-5700 Svendborg
Att.: Ellen Sandal – Hotel Manager

Hotel Ærø handles all personal data in accordance with existing laws.

Hotel Ærø is in the process of adjusting relevant processes and systems in accordance with the new EU regulations for the processing of personal data (GDPR).

As a hotel company, Hotel Ærø provides a wide range of services. Each service has its own particular terms and conditions.

When, upon booking one or more of these services, you submit your personal information to Hotel Ærø, you also give Hotel Ærø consent to process your personal information.

  1. How does Hotel Ærø gather personal information?

Hotel Ærø gathers personal information in the following ways:

  • When you choose to purchase and/or request one of Hotel Ærøs services.
  • From persons acting on your behalf.
  • On the B2B market. For example, in a sales situation, in which you request a quote for one of Hotel Ærøs services and/or request a cooperative agreement.
  • Via browser cookies and web beacons.
  • In the context of using Hotel Ærøs digital services.
  • From social media, advertising and analysis providers and public registers.

At all times the gathering and processing of personal information will be implemented in accordance with the law.

  1. What information does Hotel Ærø gather?

The personal information that Hotel Ærø gathers includes the following:

  • Name, address, telephone number, email address, date of birth and other common personal data.
  • Credit card details – for example, as a guarantee for your reservation.
  • Demographic information.
  • Purchase history. This includes digital services..
  • Feedback via our customer surveys.
  • Feedback via physical and online-based competitions.
  • Feedback on social media and other digital platforms.
  • Browser information.
  • Information about your company and relevant contact people.

If you wish, you can choose to provide Hotel Ærø with personal information other than common personal data, which you consider may be significant for security reasons and/or to enable Hotel Ærø to customise a service especially for you.

This might be information about:

  • Disability
  • Allergy
  • Special food preferences
  • Medical condition

If you make this choice, Hotel Ærø will also regard this as consent to their recording and storing these sensitive details in your profile.

In certain cases, in addition to receiving information from you, Hotel Ærø will supplement our information with data, which we have received from a third party: for example, a group manager or a business partner.

In these cases, the third party is required to inform the guests involved about Hotel Ærøs terms and conditions and existing Personal Data Policy. The third party is also required to obtain the necessary consent for the recording and processing of any sensitive information.

  1. Online purchase with credit card

Hotel Ærø uses Dansk Internet Betalings System (DIBS www.dibs.dk), whenever you purchase goods and pay with a credit card. Both DIBS and hotelaeroe.dk are approved and certified by Pengeinstitutternes Betalings System (www.pbs.dk).

When orders and bookings are made, Hotel Ærø stores the information you have submitted for up to 5 months, following which the information is deleted.

In addition to its purpose in the completion of the actual order, the information supplied will only be used if, say, you contact us with questions or if an error occurs in relation to your order.

  1. What is the purpose of gathering personal information?

Hotel Ærø only gathers personal information that is necessary for the purpose described in the individual terms and conditions for the services in question and in this Personal Data Policy.

It is the individual services that determine the personal information, which Hotel Ærø gathers, and the reason for gathering it.

Hotel Ærøs reason for gathering personal information may be one or more of the following:

  • Processing your reservations and purchase of Hotel Ærøs services.
  • Contact with you before, during or after your stay.
  • Compliance with your request about services.
  • Improvement and development of Hotel Ærøs services.
  • Customising Hotel Ærø’s communication and marketing to suit you.
  • Analysis of user behaviour and re-marketing.
  • Customising the communication and marketing of business partners to suit you.
  • Administration of your relationship with Hotel Ærø.
  • Compliance with legal requirements.
  1. The legal basis for processing

Below we account for the legal basis for Hotel Ærøs processing of your personal data.

For example, Hotel Ærø can process your personal information because it is necessary for the performance of a contract, to which you are party. This could, for instance, be in the context of a hotel stay, the organization of a meeting and/or cooperative agreements.

Hotel Ærø can also process your personal information in order to take certain actions and/or make preparations at your request prior to entering into a contract.

Processing can also take place if it is necessary for the purpose of the legitimate interests pursued by Hotel Ærø, except where such interests are overridden by your interest.

Legitimate interests pursued by Hotel Ærø can include statistics, customer surveys, interest-based marketing and analysis of general customer behavior: for example, for the purpose of improving your benefits, your experience and the quality of Hotel Ærøs services.

If you inform Hotel Ærø about special preferences and interests such as health information, disability, religious belief or the like, Hotel Ærø will use the information to customize the service in question in accordance with your instructions and your stay with Hotel Ærø as a whole.

In certain cases Hotel Ærø will receive personal information from a third party: for example, in the context of a group reservation and/or the individual stay of a third party – an assistant, for instance.

In these cases, the person responsible for the group and/or reservation is obliged to inform the guests involved about Hotel Ærøs terms and conditions and this Personal Data Policy.

Hotel Ærø is also legally obliged to process your personal information. This is the case, for example, in the context of guest registration at check-in, for which the law prescribes which personal data Hotel Ærø is obliged to register.

  1. Your rights

In accordance with the EU General Data Protection Regulation, you have a number of rights.

These rights are as follows:

  • You have the right to inspect the personal information about you, which Hotel Ærø processes.
  • You have the right to have the information about you, which Hotel Ærø has registered, corrected and updated.
  • You have the right to have the information about you, which Hotel Ærø has registered, deleted. If you wish to have your personal information deleted, Hotel Ærø will delete all the information, which Hotel Ærø is not legally obliged to store.
  • If the processing of personal information is based on your consent, you have the right to withdraw that consent. This means that the processing will then be discontinued, unless Hotel Ærø is legally obliged to process that personal information.

However, access may be limited to protect other people’s private lives, trade secrets and intellectual property rights.

By sending a request by e-mail to post@hotel-aeroe.dk, you can receive a printout of your personal information, have your personal information updated, and take exception or request deletion of your personal information.

The request must be signed by you and contain your name, address, telephone number, email address, a copy of your passport or your driver’s license.

In the case of requests for amendments to, and/or deletion of your personal information, Hotel Ærø will check whether the conditions have been complied with before implementing the changes or deletion as quickly as possible

No later than 1 month after receiving your request for a printout, Hotel Ærø will send the printout to you at your postal address.

You can also contact Hotel Ærø if you think that the processing of your personal data breaches the law or other legal obligations.

Hotel Ærø can reject requests, which: are unreasonably repetitive; require disproportionate technical action (for example, the development of a new system or substantial changes to an existing practice); affect the protection of other people’s personal information; entail situations, in which the desired action may be considered excessively complicated (for example, requests for information that exists only as security copies).

  1. If you apply for a job with Hotel Ærø

When you apply for a job with Hotel Ærø, we process the information, which you have submitted to Hotel Ærø in the context of your application.

This usually entails: regular personal information such as name, address, telephone number and email address; information about your educational background; and information about current and previous employment.

In the context of the recruitment process for selected positions, Hotel Ærø can ask candidates to take a personality test. The result of this test is processed by Hotel Ærøs HR Department and the relevant departmental manager.

Hotel Ærø uses this information to assess whether Hotel Ærø wishes to offer you a job, and to communicate with you in the course of the recruitment process.

Hotel Ærø has started the process of entering into data processor agreements with all the relevant IT providers, in accordance with the new EU regulations for the processing of personal data (GDPR).

Only relevant managers, the HR Department and IT administrators have personal passwords to access your information.

If you are employed in Hotel Ærø, your data will be filed in accordance with Hotel Ærøs Personal Data Policy for staff, which you can find on Hotel Ærøs intranet.

Applications from candidates, who are not employed, are usually filed for 6 months after the date of the rejection. Hotel Ærø obtains consent from an applicant for the filing of his/her application in the recruitment system.

In certain cases Hotel Ærø may also disclose your personal data, if the law, a court order or applicable legislation requires this.

Hotel Ærø protects your personal data in accordance with the provisions described in Point 7 of this Personal Data Policy.

If you want access to the information, which Hotel Ærø processes about you, either in connection with updating your information or because you wish to delete your information, you can email Hotel Ærø’s HR Department at post@hotel-aeroe.dk or by phoning them on (+45) 62 21 07 60

At any time you can object to the further processing of your personal information.

  1. The secure storage and sharing of your personal data

Hotel Ærø protects your personal information and has adopted internal rules for information security, which contain instructions and precautionary measures to protect your personal information from unauthorized publication and from unauthorized persons gaining access to, or knowledge of it.

Hotel Ærø has procedures in place for the sharing of access rights with those of our staff who process sensitive personal data and data that reveals information about your personal interests and habits.

Hotel Ærø controls their actual access through logging and monitoring.

To prevent loss of data, Hotel Ærø continuously backs up its data set.

In the event of a security breach that results in a high risk of discrimination, ID theft, financial loss, loss of reputation or other significant inconvenience for you, Hotel Ærø will notify you of the security breach as soon as possible.

Hotel Ærøs security procedures are regularly revised on the basis of the latest technological development.

In addition to Hotel Ærøs internal systems, Hotel Ærø uses external providers of IT services, IT systems, payment solutions etc.

Hotel Ærø has started the process of entering into data processor agreements with all the relevant IT providers in accordance with the new EU regulations for the processing of personal data (GDPR). This ensures a high level of protection for your personal information.

In order to provide the highest level of service, Hotel Ærø shares selected personal information, for example at your request, with external providers such as restaurants, hotels etc.

In addition Hotel Ærø shares and discloses your personal information internally in the group. The purpose of sharing is to be able to provide you with the very best service, regardless of which hotel or department in the Hotel Ærø group you contact.

In certain cases, Hotel Ærø may also be obliged to disclose personal information in accordance with legislation or on the basis of a ruling from a public authority.

Hotel Ærø deletes your personal information, when Hotel Ærø has no further legal obligation to store the information, or when there is no longer any reason to process it.

  1. Cookies

Hotel Ærø uses cookies for Hotel Ærøs digital services. Further information about our cookie policy can be found here: www.hotelaeroe.dk/persondata/

  1. Contact

If you have any questions, comments or complaints about Hotel Ærøs processing of personal information, please write to:

Hotel Ærø
Brogade 1-3
DK-5700 Svendborg
​Att.: Ellen Sandal – Hotel Manager

Should this not clarify the matter, you can then register a complaint with the Danish Data Protection Agency.

You can find the current contact address on www.datatilsynet.dk.

Any changes to the Personal Data Policy will be announced with the publication of new terms and conditions on Hotel Ærøs website.

 

I am text block. Click edit button to change this text. Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.